最近は、生成AIやクラウドサービスなど便利なツールが増えています。その一方で、それらの情報を「どう扱って」いますか？
AI、クラウド活用で増える“うっかりリスク”
例えば――
・現場写真を個人チャットで共有してしまう
・生成AIに社内情報をそのまま入力してしまう
・クラウドの共有設定を誤る
・退職者アカウントが残ったままになっている
こうした“ちょっとした”ことが、情報漏えいやトラブルにつながるケースが増えています。特に、現場写真や報告データは日常的に扱う情報だからこそ、「いつもの作業」で気が緩みやすいですよね。
まずは「基本の管理」を見直す
“情報管理”というと難しく感じますが、まずは日々の基本動作を徹底することが重要です。
・送信前に宛先・共有範囲を確認する
・利用していないアカウントを整理する
・業務利用のツールを明確にする
・個人端末や私用ツールの、利用ルールを決める
特別な対策よりも、「誰でも同じルールで運用できる状態」を作ること。
これこそが、【転ばぬ先の杖】ですね！
“便利に使う”ためにも、情報管理を
生成AIやクラウドサービスは、今後さらに普及していくと考えられます。
便利さだけでなく、「どの情報を、どこまで扱うか」を社内で決めましょう。
現場写真や報告データも、安全に蓄積・共有できる環境を整えておくことで、業務効率化と情報管理の両立につながります。
便利なツールを安心して活用するためにも、情報管理の体制を見直してみてはいかがでしょうか。
自社内で考える、見直すだけではなんだか自信がない、専門家の意見が聞きたい、という方、トライプランニングにぜひご相談ください。
